Jak zoptymalizować Salesforce, aby zwiększyć akceptację użytkowników

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym posiadanie zaawansowanego systemu CRM, takiego jak Salesforce, jest kluczowe, aby utrzymać konkurencyjność. Jednak samo wdrożenie Salesforce nie wystarczy, aby w pełni wykorzystać jego potencjał. Prawdziwa wartość tego narzędzia tkwi w tym, jak skutecznie zostanie przyjęte przez użytkowników w całej organizacji. Bez odpowiedniego przyjęcia przez użytkowników nawet najbardziej zaawansowany CRM może okazać się niewystarczający, co prowadzi do utraconych szans, niskiej jakości danych i, w rezultacie, niższego zwrotu z inwestycji (ROI).

Optymalizacja Salesforce pod kątem lepszego przyjęcia przez użytkowników to nie tylko kwestia szkolenia zespołu w obsłudze platformy; to także proces wkomponowania Salesforce w codzienne procesy biznesowe, uproszczenia interfejsu oraz ciągłego dostosowywania systemu na podstawie opinii użytkowników. W tym artykule omówimy skuteczne strategie zwiększania akceptacji użytkowników Salesforce, aby Twoja organizacja mogła w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia do napędzania wzrostu biznesu.

Zrozumienie znaczenia akceptacji użytkowników Salesforce

Akceptacja użytkowników jest fundamentem sukcesu każdego wdrożenia systemu CRM. Kiedy użytkownicy w pełni korzystają z możliwości Salesforce, organizacja zyskuje na jakości danych, usprawnionych procesach oraz lepszych relacjach z klientami. Z kolei niska akceptacja prowadzi do niedostatecznego wykorzystania systemu, co skutkuje pogorszeniem jakości danych, nieprecyzyjnym raportowaniem oraz obniżonym zwrotem z inwestycji (ROI).

Wysoki poziom akceptacji użytkowników zapewnia, że dane wprowadzane do Salesforce są rzetelne i kompletne, co z kolei przekłada się na dokładność raportów i analiz. Te wiarygodne dane są kluczowe dla podejmowania świadomych decyzji biznesowych, identyfikowania trendów i wykorzystywania nowych możliwości. Co więcej, gdy Salesforce jest dobrze przyjęty, staje się integralną częścią codziennych zadań, zwiększając efektywność i produktywność zespołów.

Podsumowując, sukces wdrożenia Salesforce zależy od akceptacji użytkowników. To nie tylko kwestia logowania się do systemu, ale przede wszystkim uczynienia z Salesforce narzędzia, które ułatwia pracę, wspiera cele biznesowe i ostatecznie napędza rozwój organizacji. W kolejnych sekcjach przyjrzymy się najczęstszym wyzwaniom, jakie napotykają organizacje w zakresie akceptacji użytkowników, oraz przedstawimy praktyczne strategie, które pomogą je przezwyciężyć.

Najczęstsze wyzwania związane z akceptacją Salesforce przez użytkowników

Mimo oczywistych korzyści wynikających z wysokiego poziomu akceptacji użytkowników, wiele organizacji napotyka znaczące trudności w przekonaniu swoich zespołów do pełnego korzystania z Salesforce. Zrozumienie tych wyzwań to pierwszy krok do ich przezwyciężenia i zapewnienia sukcesu wdrożenia Salesforce. Oto najczęstsze bariery w akceptacji użytkowników:

1. Złożoność systemu

Salesforce to potężna i bogata w funkcje platforma, jednak jej złożoność może przytłoczyć użytkowników, zwłaszcza tych mniej zaawansowanych technologicznie. Obfitość funkcji, kart i opcji może sprawiać, że system wydaje się skomplikowany, co prowadzi do frustracji i oporu.

2. Oporność na zmiany

Zmiany często spotykają się z oporem, a wdrożenie nowego systemu CRM nie jest wyjątkiem. Użytkownicy przyzwyczajeni do starych procesów lub innych narzędzi mogą być niechętni do przejścia na Salesforce, szczególnie jeśli uważają, że nowy system zaburza ich dotychczasowy sposób pracy lub dodaje zbędne kroki.

3. Niewystarczające szkolenia i wsparcie

Bez odpowiednich szkoleń i wsparcia użytkownicy mogą mieć trudności z efektywnym wykorzystaniem Salesforce. Programy szkoleniowe, które są zbyt ogólne lub nie dostosowane do konkretnych ról, mogą sprawić, że użytkownicy będą czuli się nieprzygotowani i mniej pewni w korzystaniu z systemu.

4. Brak dostosowania do potrzeb

Jeśli Salesforce nie jest dostosowany do specyficznych potrzeb Twojej firmy, użytkownicy mogą uznać go za mało użyteczny lub trudny w obsłudze. Podejście "jeden rozmiar dla wszystkich" często prowadzi do frustracji, gdy użytkownicy muszą poruszać się po funkcjach i polach, które nie mają zastosowania w ich codziennej pracy.

5. Niska jakość danych

Gdy użytkownicy nie są pewni, jak poprawnie wprowadzać dane do Salesforce, może to prowadzić do niskiej jakości danych. To z kolei wpływa na efektywność systemu oraz zmniejsza zaufanie użytkowników do wprowadzonych danych, co dodatkowo zniechęca ich do korzystania z platformy.

6. Ograniczone zaangażowanie kadry zarządzającej

Akceptacja użytkowników często jest napędzana przez postawę kadry zarządzającej. Jeśli liderzy i menedżerowie nie są w pełni zaangażowani w korzystanie z Salesforce, jest mało prawdopodobne, aby inni pracownicy byli do tego zmotywowani. Zaangażowanie kadry zarządzającej jest kluczowe dla stworzenia kultury, w której Salesforce jest postrzegany jako niezbędne narzędzie sukcesu.

Zrozumienie tych wyzwań jest niezbędne do opracowania strategii, które zachęcą użytkowników do korzystania z Salesforce. W następnej sekcji omówimy najlepsze praktyki optymalizacji Salesforce w celu zwiększenia poziomu akceptacji użytkowników w Twojej organizacji.

Najlepsze praktyki optymalizacji Salesforce w celu zwiększenia akceptacji użytkowników

Aby przezwyciężyć wyzwania związane z akceptacją Salesforce, warto wdrożyć strategie, które uczynią platformę bardziej przyjazną dla użytkowników i dostosowaną do potrzeb biznesowych. Oto najlepsze praktyki, które pomogą zoptymalizować Salesforce w celu zwiększenia akceptacji użytkowników:

1. Dostosuj Salesforce do potrzeb Twojej firmy

Elastyczność Salesforce to jedna z jego największych zalet, umożliwiająca dostosowanie platformy do specyficznych potrzeb Twojego biznesu. Rozpocznij od dostosowania pól, obiektów i przepływów pracy, aby odzwierciedlały procesy Twojej firmy. Dzięki temu Salesforce stanie się bardziej intuicyjny dla użytkowników, co zredukuje krzywą uczenia się.

• Przykład: dostosuj obiekty Salesforce, aby odpowiadały etapom Twojego lejka sprzedażowego lub procesom obsługi klienta, dzięki czemu użytkownicy łatwiej będą kojarzyć swoje codzienne zadania z systemem.

2. Uprość interfejs użytkownika (UI)

Zagracony interfejs może skutecznie zniechęcić użytkowników do korzystania z Salesforce. Uprość interfejs, usuwając zbędne pola, karty i przyciski. Skorzystaj z Lightning Experience, aby tworzyć niestandardowe pulpity nawigacyjne i strony główne, które zapewnią użytkownikom przejrzysty i odpowiedni widok ich zadań oraz kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

• Wskazówka: wdrożenie pulpitów nawigacyjnych dostosowanych do ról, które wyświetlają tylko najbardziej istotne informacje dla danego użytkownika, minimalizując rozpraszacze i pomagając im skupić się na tym, co najważniejsze.

3. Zainwestuj w kompleksowe programy szkoleniowe

Szkolenia są kluczowym elementem w procesie akceptacji użytkowników. Opracuj programy szkoleniowe dostosowane do różnych ról w organizacji. Zapewnij praktyczne sesje szkoleniowe, webinary oraz łatwo dostępne zasoby, takie jak samouczki i przewodniki. Pamiętaj, że szkolenie powinno być procesem ciągłym, a nie jednorazowym wydarzeniem.

• Przykład: stwórz moduły szkoleniowe dostosowane do ról zespołów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta, aby każda grupa w pełni zrozumiała, jak korzystać z Salesforce w swoich codziennych zadaniach.

4. Wykorzystaj funkcje automatyzacji Salesforce

Automatyzacja może znacznie skrócić czas, jaki użytkownicy poświęcają na ręczne wykonywanie zadań, czyniąc Salesforce bardziej efektywnym i przyjaznym dla użytkowników. Skorzystaj z narzędzi takich jak Flow Builder, aby zautomatyzować rutynowe procesy, takie jak przydzielanie leadów, powiadomienia e-mail czy tworzenie zadań.

• Wskazówka: ustaw automatyczne przypomnienia i alerty, aby użytkownicy mieli na bieżąco kontrolę nad swoimi zadaniami i terminami, co zapewni, że nic nie umknie ich uwadze.

5. Promuj kulturę ciągłego doskonalenia

Salesforce powinien ewoluować razem z Twoim biznesem, co wymaga kultury ciągłego doskonalenia. Regularnie zbieraj opinie od użytkowników, aby zidentyfikować problemy i obszary do poprawy. Wykorzystaj te informacje do wprowadzania iteracyjnych ulepszeń, takich jak dodawanie nowych funkcji czy dostosowywanie przepływów pracy.

• Przykład: przeprowadzaj kwartalne sesje feedbackowe, podczas których użytkownicy mogą dzielić się swoimi doświadczeniami z Salesforce, a następnie wykorzystuj te uwagi do wprowadzania aktualizacji systemu i inicjatyw szkoleniowych.

Wdrażając najlepsze praktyki, możesz stworzyć środowisko Salesforce, które nie tylko spełnia potrzeby Twojego biznesu, ale także zachęca użytkowników do pełnego zaangażowania w korzystanie z platformy. W rezultacie poprawi się jakość danych, usprawnią procesy, a zwrot z inwestycji będzie wyższy.

Narzędzia i funkcje wspomagające akceptację Salesforce

Aby jeszcze bardziej zwiększyć akceptację użytkowników, warto wykorzystać potężne narzędzia i funkcje, które oferuje Salesforce. Te narzędzia mogą pomóc w usprawnieniu procesów, poprawie dostępności oraz dostarczeniu cennych informacji na temat tego, jak Twój zespół korzysta z platformy. Oto kluczowe narzędzia i funkcje Salesforce, które mogą wspomóc akceptację użytkowników:

1. Wykorzystaj Salesforce Adoption Dashboards

Salesforce oferuje wbudowane pulpity nawigacyjne dotyczące akceptacji, które umożliwiają monitorowanie, jak skutecznie Twój zespół korzysta z platformy. Te pulpity śledzą metryki, takie jak częstotliwość logowania, tworzenie rekordów i korzystanie z funkcji, dając Ci jasny obraz poziomu akceptacji w całej organizacji.

• Wskazówka: regularnie przeglądaj metryki akceptacji, aby zidentyfikować obszary, w których użytkownicy mogą potrzebować dodatkowego szkolenia lub wsparcia. Wykorzystaj te dane do podejmowania świadomych decyzji dotyczących poprawy działań mających na celu zwiększenie akceptacji.

2. Wykorzystaj Salesforce Mobile App

Aplikacja mobilna Salesforce oferuje użytkownikom możliwość korzystania z Salesforce z dowolnego miejsca i o każdej porze. To może znacznie poprawić poziom akceptacji, zwłaszcza w zespołach, które często pracują w terenie, takich jak przedstawiciele handlowi czy technicy serwisowi. Aplikacja pozwala na zarządzanie zadaniami, aktualizowanie rekordów i komunikację z klientami bezpośrednio z urządzeń mobilnych.

• Wskazówka: zachęcaj zespół do korzystania z aplikacji mobilnej, podkreślając jej korzyści podczas sesji szkoleniowych i dostarczając wskazówek, jak zintegrować ją z codziennymi zadaniami.

3. Nauka dzięki Salesforce In-App Guidance

Funkcja In-App Guidance w Salesforce pozwala na tworzenie niestandardowych podpowiedzi, przewodników i wskazówek bezpośrednio w interfejsie Salesforce. To narzędzie jest szczególnie przydatne podczas onboardingu nowych użytkowników oraz wprowadzania ich w nowe funkcje lub procesy.

• Przykład: użyj In-App Guidance do tworzenia interaktywnych samouczków dotyczących typowych zadań, takich jak tworzenie nowych leadów lub generowanie raportów. Pomaga to użytkownikom uczyć się poprzez działanie, co zmniejsza potrzebę na zewnętrzne sesje szkoleniowe.

4. Odkryj możliwości analityczne Salesforce Einstein Analytics

Einstein Analytics dostarcza zaawansowane narzędzia analityczne i wnioski wspierane przez sztuczną inteligencję, które mogą pomóc użytkownikom w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji. Integrując Einstein Analytics z Twoim środowiskiem Salesforce, umożliwiasz zespołowi analizę danych, prognozowanie trendów i identyfikowanie szans bez konieczności opuszczania platformy.

• Wskazówka: zaproponuj specjalistyczne szkolenie z zakresu korzystania z Einstein Analytics, aby podnieść umiejętności analityczne użytkowników i zachęcić ich do pełnego wykorzystania możliwości tego narzędzia.

5. Dostosowanie Salesforce za pomocą rozwiązań z AppExchange

AppExchange, czyli marketplace aplikacji Salesforce, oferuje szeroki wachlarz rozwiązań, które można zintegrować z Twoją instancją Salesforce, aby zwiększyć funkcjonalność i poprawić doświadczenia użytkowników. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz narzędzi do automatyzacji marketingu, obsługi klienta, czy zarządzania projektami, AppExchange z pewnością ma odpowiednie rozwiązanie.

• Przykład: rozważ integrację aplikacji, które usprawnią przepływy pracy lub zapewnią dodatkowe możliwości raportowania. Dzięki temu Salesforce stanie się jeszcze bardziej wartościowym narzędziem dla użytkowników, co wpłynie na wyższy poziom akceptacji.

6. Wspieraj współpracę z Salesforce Chatter

Salesforce Chatter to narzędzie do współpracy, które umożliwia użytkownikom udostępnianie aktualizacji, zadawanie pytań i współpracę przy projektach bezpośrednio w Salesforce. Promowanie komunikacji i współpracy przez Chatter może pomóc użytkownikom poczuć się bardziej związanymi z platformą i zespołem.

• Wskazówka: zachęcaj do korzystania z Chattera jako głównego narzędzia komunikacji w zespole, co przyczyni się do lepszej współpracy i szybszego podejmowania decyzji.

Wykorzystując narzędzia i funkcje, możesz poprawić ogólne doświadczenie użytkowników z Salesforce, czyniąc platformę bardziej dostępną, intuicyjną i wartościową dla Twojego zespołu. Dzięki temu nie tylko zwiększysz akceptację, ale także zapewnisz, że Salesforce stanie się nieodzownym elementem działania Twojej organizacji.

Prawdziwe historie sukcesu dotyczące lepszego wdrożenia Salesforce

Przykłady z rzeczywistego życia, pokazujące udane wdrożenia Salesforce, mogą dostarczyć cennych wniosków i inspiracji do optymalizacji własnego systemu. Oto kilka studiów przypadków, które pokazują, jak firmy skutecznie zwiększyły akceptację użytkowników Salesforce dzięki strategicznym inicjatywom.

1. Firma A: Uproszczenie procesów sprzedaży dla większej akceptacji

Firma A, średniej wielkości przedsiębiorstwo technologiczne, miała problemy z niską akceptacją Salesforce wśród zespołu sprzedaży z powodu postrzeganej złożoności systemu. Aby rozwiązać ten problem, firma przeprowadziła gruntowną analizę swoich procesów sprzedażowych i zidentyfikowała obszary, w których Salesforce można lepiej dostosować do ich potrzeb.

• Rozwiązanie: firma dostosowała Salesforce do etapów swojego lejka sprzedażowego, uprościła interfejs użytkownika poprzez usunięcie zbędnych pól oraz wdrożyła pulpity nawigacyjne dostosowane do ról, które zapewniły każdemu przedstawicielowi handlowemu jasny przegląd zadań i wskaźników wydajności.
• Wynik: Po tych zmianach wskaźniki logowania do Salesforce wzrosły o 50%, a zespół sprzedaży zgłaszał wyższy poziom zadowolenia z platformy, podkreślając jej łatwość użytkowania i zgodność z codziennymi zadaniami.

2. Firma B: Wykorzystanie In-App Guidance do onboardingu nowych użytkowników

Firma B, globalne przedsiębiorstwo produkcyjne, miała trudności z onboardowaniem nowych użytkowników Salesforce, szczególnie w regionalnych biurach. Standardowe sesje szkoleniowe okazały się niewystarczające, aby użytkownicy czuli się pewnie w korzystaniu z platformy.

• Rozwiązanie: firma wdrożyła funkcję Salesforce In-App Guidance, tworząc interaktywne, rolę-specyficzne samouczki, które prowadziły nowych użytkowników przez kluczowe zadania. Dzięki temu użytkownicy mogli uczyć się bezpośrednio w środowisku Salesforce, co zmniejszyło potrzebę na dodatkowe szkolenia zewnętrzne.
• Wynik: Wskaźniki akceptacji nowych użytkowników znacznie się poprawiły, a 80% nowych pracowników ukończyło swoje zadania onboardingowe w ciągu pierwszych dwóch tygodni. Użytkownicy szczególnie docenili skuteczność podejścia opartego na praktycznych ćwiczeniach.

3. Firma C: Zwiększenie mobilnej akceptacji dla efektywności zespołu terenowego

Firma C, firma logistyczna z dużym zespołem terenowym, zauważyła, że pracownicy nie w pełni wykorzystują Salesforce, ponieważ często pracują w terenie, z dala od swoich biurek. Firma potrzebowała sposobu na uczynienie Salesforce bardziej dostępnym dla tych mobilnych pracowników.

• Rozwiązanie: firma wprowadziła aplikację mobilną Salesforce, połączoną ze szkoleniami dotyczącymi korzystania z niej, które pokazywały, jak pracownicy terenowi mogą zarządzać zadaniami, aktualizować rekordy i komunikować się z dyspozytorami bezpośrednio ze swoich smartfonów.
• Wynik: mobilna akceptacja wzrosła o 70%, a zespół terenowy zgłaszał 30% redukcję czasu poświęcanego na zadania administracyjne, co pozwoliło im skupić się bardziej na obsłudze klientów. To również przyczyniło się do wyższego poziomu zadowolenia z pracy wśród pracowników terenowych.

4. Firma D: Wykorzystanie Salesforce Chatter do lepszej współpracy

Firma D, firma z sektora usług finansowych, chciała poprawić wewnętrzną komunikację i współpracę między swoimi globalnymi biurami. Mimo wdrożenia Salesforce, zespoły nadal intensywnie korzystały z poczty elektronicznej, co prowadziło do powstawania izolacji danych i nieefektywności.

• Rozwiązanie: firma wprowadziła Salesforce Chatter jako główne narzędzie komunikacyjne do aktualizacji projektów, dyskusji zespołowych i dzielenia się wiedzą. Ponadto zachęcano do korzystania z Chattera, integrując go z ocenami wyników i programami uznaniowymi.
• Wynik: akceptacja Chattera gwałtownie wzrosła, a liczba aktywnych użytkowników zwiększyła się o 60% w ciągu pierwszych trzech miesięcy. Pracownicy zgłaszali poprawę współpracy i szybsze podejmowanie decyzji, ponieważ informacje były łatwiej dostępne i lepiej udostępniane między zespołami.

Te przykłady sukcesu pokazują, jak strategiczne zmiany w implementacji Salesforce, połączone z ukierunkowanym szkoleniem i odpowiednimi narzędziami, mogą znacznie zwiększyć akceptację użytkowników. Każda z tych firm stawiła czoła unikalnym wyzwaniom, ale poprzez dostosowanie Salesforce do swoich specyficznych potrzeb oraz inwestycję w zaangażowanie użytkowników, udało się im w pełni wykorzystać potencjał platformy.

Podsumowanie

Optymalizacja Salesforce pod kątem lepszego przyjęcia przez użytkowników to proces wymagający przemyślanej strategii i ciągłego zaangażowania. Jak widzieliśmy na przykładach oraz najlepszych praktykach, kluczem do sukcesu jest uczynienie Salesforce integralną częścią codziennych działań zespołu. Wymaga to dostosowania platformy do procesów biznesowych, uproszczenia interfejsu użytkownika oraz zapewnienia ciągłego szkolenia i wsparcia.

Wykorzystanie narzędzi takich jak Salesforce Adoption Dashboards, aplikacja mobilna Salesforce czy In-App Guidance sprawia, że platforma staje się bardziej dostępna i przyjazna dla użytkowników. Zachęcanie do kultury ciągłego doskonalenia oraz wspieranie współpracy przez funkcje takie jak Salesforce Chatter dodatkowo zwiększa szanse, że Salesforce stanie się niezastąpionym narzędziem w Twojej organizacji.

Pamiętaj, że wysoki poziom akceptacji użytkowników to nie tylko kwestia logowania się do systemu, ale przede wszystkim stworzenie środowiska, w którym Salesforce wspiera ich pracę, zwiększa efektywność i ostatecznie przyczynia się do sukcesu Twojej firmy. Skupiając się na tych strategiach, możesz w pełni wykorzystać potencjał Salesforce, co przełoży się na lepszą jakość danych, dokładniejsze raportowanie oraz wyższy zwrot z inwestycji.

Zrób pierwszy krok w kierunku optymalizacji Salesforce w swojej organizacji, oceniając obecny poziom akceptacji. Zidentyfikuj wyzwania, przed którymi stoi Twój zespół, i rozważ wdrożenie niektórych strategii omówionych w tym artykule. Jeśli potrzebujesz wsparcia, NEXELERO jest gotowe pomóc. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją przygodę z Salesforce i zapewnić, że Twoja inwestycja przyniesie maksymalne korzyści.

Zespół NEXELERO